Beim Telefonat auf Englisch den Ton treffen

Ein Geschäftsmann im Büro beim Telefonieren.
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Während Deutsche gern schnell zur Sache kommen, gehört Small Talk im angelsächsischen Raum auch am Telefon zum guten Ton unter Geschäftspartnern.

Sogar Fortgeschrittene sind manchmal eingeschüchtert und nervös beim englischen Telefonat. Man kann sein Gegenüber nicht sehen und somit fehlen wichtige Signale wie Körpersprache oder Blickkontakt. Außerdem sind die verschiedenen Akzente und Dialekte am Telefon noch schwieriger zu verstehen. Und im Gegensatz zur schriftlichen Kommunikation bleibt weder Ruhe noch Zeit, um zu überlegen, wie man sich ausdrücken möchte. Am Telefon muss das spontan und blitzschnell passieren. Kein Wunder also, dass viele Menschen verunsichert sind, wenn sie eine internationale Nummer auf ihrem Telefon-Display sehen.

Kulturelle Unterschiede

In einigen Kulturen wie Deutschland, den Niederlanden oder Japan gilt es als unhöflich, sich nicht sofort am Telefon vorzustellen, auch wenn die andere Person diese Informationen nicht wirklich braucht. Im Gegensatz dazu nennt man in angelsächsischen Kulturen seinen Namen nur dann, wenn es relevant oder nützlich ist. Wenn man die Person, die den Anruf entgegennimmt, nicht kennt, würde ein Engländer beispielsweise sagen: „Guten Morgen. Ich rufe von Firma XY an. Kann ich bitte mit Herrn Meyer aus dem Verkauf sprechen?“ Das ist für manchen Deutschen etwas ungewöhnlich.

Wenn Sie einen solchen Anrufer bekommen und es in ihrer Firma üblich ist, den Anrufer mit Namen anzumelden, können Sie wie folgt höflich danach fragen: 

  • Who may I ask is calling?
  • May I ask who is calling?

Wenn Sie mit jemandem verbunden werden möchten, formulieren Sie diesen Wunsch am Telefon wie folgt:

  • Can I speak to Markus Meyer please?
  • I’d like to speak to Markus Meyer please.
  • Could you put me through to Markus Meyer please?
  • Is Markus there?
  • Is Markus available?

Bitte benutzen Sie nicht diese Formen, da sie sich sehr unhöflich anhören:

  • Please connect me to Markus Meyer.
  • I want to speak to Markus Meyer please.

Wenn ein Anrufer darum bittet, mit Markus Meyer zu sprechen, und das sind Sie, lautet die Standardantwort auf Englisch „Speaking“. 

Tipp 1: Verlieren Sie die Angst

Die Angst vor dem Telefonieren zu verlieren ist der Schlüssel zum Erfolg. Gehen Sie gedanklich das Gespräch durch und notieren Sie wichtige Stichpunkte, Vokabeln und Redewendungen direkt auf Englisch. Legen Sie sich zurecht, wie Sie sich vorstellen werden, Ihren Gesprächspartner ansprechen und Ihr Anliegen erklären. Das hilft nicht nur dabei, das Gespräch zu strukturieren, sondern auch die Angst zu nehmen. Eine weitere Möglichkeit ist, das Telefonat mit einem Kollegen oder Muttersprachler zu üben.

Tipp 2: Der Gesprächseinstieg

Ein selbstsicherer Gesprächseinstieg ist wichtig. Sagen Sie deutlich und nicht zu schnell, wer Sie sind und warum Sie anrufen: 

This is Markus Meyer from Hamburg. I’m calling about your order for…

Versuchen Sie den Ausdruck „My name is“ zu vermeiden; er klingt nicht besonders professionell.

Tipp 3: Small Talk vorbereiten 

Wenn Sie Ihren Gesprächspartner schon einmal gesprochen haben, beginnen Sie mit etwas Small Talk oder etwas Persönlichem, statt gleich zur Sache zu kommen. Das lockert die Stimmung auf.  Überlegen Sie sich, über was sie sprechen können, bevor das Geschäftliche angesprochen wird.

  • How’s the weather in London today?
  • Did you have a nice weekend?
  • How’s life?

Wenn die andere Person Ihre Small-Talk-Frage beantwortet und Ihnen keine Gegenfrage stellt, können Sie zum Geschäftlichen übergehen. 

  • I’m glad to hear that. So, what can I do for you today?
  • Holiday next week, lucky you. Anyway, the reason I’m calling is…

Tipp 4: Unterbrechen erlaubt

Scheuen Sie sich nicht, den Gesprächspartner zu bitten, etwas zu wiederholen oder langsamer zu sprechen. Englische Muttersprachler sprechen oft zu schnell und benutzen Wörter, die man nicht versteht. Daher sollten Sie wissen, wie Sie jemanden dazu bringen, langsamer zu sprechen oder das Gesagte zu wiederholen.

  • I’m sorry, what does “sophisticated” mean?
  • I’m afraid, I didn’t catch that.
  • Could you please repeat that?
  • I’m sorry, could you speak a little more slowly.

Tipp 5: Buchstabieren lernen

Im Geschäftsalltag bereitet der Austausch von Namen und E-Mail-Adressen nicht selten Probleme. Deshalb ist es wichtig, auf Englisch buchstabieren zu können.

Let me spell that for you:  

  • W as in winter
  • A as in America
  • I as in Igloo
  • N as in Nato

Obwohl es prinzipiell möglich ist, x-beliebige Wörter als Buchstabierhilfen zu verwenden, ist diese Vorgehensweise nicht sehr professionell. Machen Sie sich mit englischen Buchstabierstandards vertraut – oder benutzen Sie entweder das Nato-Alphabet oder das Britische Alphabet. Ebenso wichtig, dass Sie nachfragen können, welcher Buchstabe gemeint war.

  • Was that E as in email or I as in internet?

Tipp: Sagen Sie nicht, „E like email“. Das wäre eine Deutsche-Wort-für-Wort-Übersetzung.

Tipp 6: Die Verabschiedung

Legen Sie sich eine passende Verabschiedung zurecht, um das Gespräch professionell und freundlich zu beenden und sich zu bedanken:

  • Thanks for your help.
  • Thank you for your time.
  • It was great talking to you.
  • Have a good weekend.
  • Have a good day.

 Wenn Ihr Gegenüber sich bei Ihnen bedankt, sollten Sie antworten mit „You’re welcome“ (nicht mit  „please“!).

Tipp 7: Rufen Sie zurück

Wenn Sie jemanden anrufen, können Sie sich gut vorbereiten auf das Gespräch. Aber was, wenn Ihr Telefon klingelt und plötzlich möchte jemand auf Englisch mit Ihnen sprechen? Mein Trick: Sagen Sie, dass Sie gerade keine Zeit haben und zurückrufen werden.

  • I’m afraid I’m in a meeting at the moment.  Can I call you back in a few minutes?