Gesetz soll Verwaltungen digital reformieren

Vektorgrafik von Symbolen für öffentliche Dienstleistungen und städtischen Gebäuden und bunten Pins für die Visualisierung intelligenter Stadtinformationen
Grafik: shutterstock.com
Ob Elterngeld oder Bauvoranfrage: Verwaltungen sollen Anträge laut Onlinezugangsgesetz bis 2022 auch digital anbieten und den Nutzer in den Mittelpunkt rücken.

Wenn Kai Uffelmann seine Vision einer digitalen Verwaltung beschreibt, dann sieht die so aus: Bekommt eine Frau ein Kind, findet sie kurze Zeit später eine Nachricht in ihrem elektronischen Postfach. „Herzlichen Glückwunsch!“, steht darin, und weiter: „Anbei finden Sie den von uns vorbereiteten Antrag auf Elterngeld. Sind alle Angaben korrekt? Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!“ Kai Uffelmann ist im Landkreis Harburg nicht nur der Erste Kreisrat, sondern auch Chief Digital Officer. Und als dieser treibt er die Digitalisierung der Verwaltung voran – auch im Hinblick auf das Onlinezugangsgesetz.

Erste Gehversuche mit Software „Open Kreishaus“  

Das Gesetz schreibt öffentlichen Verwaltungen vor, bis Ende 2022 sämtliche Leistungen auch digital anzubieten (siehe Kasten). Und der Landkreis Harburg macht bereits „erste Gehversuche“ in diese Richtung, wie Uffelmann sagt. Mit der Software „Open Kreishaus“ ist es zum Beispiel bereits möglich, das Auto von zu Hause aus abzumelden, die Füllmenge der Mülltonne zu ändern oder die Geburtsurkunde anzufordern. „Wir machen unsere ersten Erfahrungen und werden langsam besser“, sagt der Erste Kreisrat. „Nächstes großes Ziel sind Bauanträge. Aber das dauert noch ein wenig.“

Perspektivwechsel: Nutzer im Mittelpunkt 

Der Chief Digital Officer sieht sich in diesem Prozess vor allem auch als Changemanager, als Initiator und Begleiter eines komplexen Veränderungsprozesses. Dieser Prozess betrifft eben nur zum Teil die technische Seite, erklärt Uffelmann: „Der weit größere Teil liegt im Perspektivwechsel: Die Verwaltung soll nicht mehr bloß Empfänger von Anträgen sein, sondern proaktiv auf die Bürgerinnen und Bürger zugehen. Das ist ein kolossal anderes Denken.“

Bis dieses Denken in den Köpfen angekommen und gelebte Praxis ist, wird es dauert noch Jahre dauern, prophezeit Uffelmann. Und selbst das Onlinezugangsgesetz wird bis Ende 2022 nicht umsetzbar sein, da ist sich nicht nur Kai Uffelmann sicher, auch sein Kollege Jens Krause, Referatsleiter Zentrales Organisationsmanagement bei der Stadt Wolfsburg, sagt: „Dieser Zeitplan wird meiner Einschätzung nach nicht zu halten sein.“

Föderalismus und aufwendige Ausschreibungen als Hürden

Stolpersteine seien zum einen der Föderalismus mit unterschiedlichen Vorgehensweisen in den Ländern und zum anderen aufwendige Ausschreibungen für entsprechende digitale Lösungen und die Anpassungen in Tausenden Fachverfahren. „Die Schwierigkeit liegt auch darin, dass das Land Niedersachsen noch immer nicht die nötigen Rahmenbedingungen festgelegt hat“, sagt Jens Krause. „Die Frage ist: Was passiert mit dem vom Bürger online ausgefüllten Formular auf der anderen Seite? Welcher Prozess schließt sich innerhalb der Verwaltungen an?“

Das Formular auszudrucken und abzuheften sei dann die denkbar ungünstigste Variante. „Wir stellen daher gerade unsere sämtlichen Prozesse auf den Prüfstand, und zwar von beiden Seiten des Schreibtisches aus“, sagt Krause. „Ideal wäre ein durchgehend elektronischer Prozess vom Begehren bis zur Ablage. Und am besten wäre, wenn sich die verschiedenen Register miteinander vernetzen: beispielsweise über ein einheitliches Bürgerkonto, in dem alle relevante Daten stehen. Dann müssen nicht bei jedem Antrag wieder und wieder Informationen geliefert werden, die bei einer anderen Behörde längst vorliegen.“

IHKN fordert: Niedersachsen muss schneller werden

Die IHK Niedersachsen (IHKN) fordert in ihrem „Aktionsplan Digitalisierung“ dafür ein einfaches Authentifizierungsverfahren, zum Beispiel einen erweiterten Ausweis oder eine Ausweis-App. Insbesondere für überregional tätige Unternehmen müssen länderübergreifende Lösungen gefunden werden, fordert der Zusammenschluss der niedersächsischen Kammern. Denn: „Verfahren dauern vielfach zu lange“, schreibt die IHKN, Verzögerungen und Verteuerungen seien die Folge. 

Dazu IHKLW-Hauptgeschäftsführer Michael Zeinert, der für die IHKN das Thema Digitalisierung gegenüber Politik und Verwaltung vertritt:„Niedersachsen muss schneller werden, wenn wir unsere Wettbewerbsfähigkeit auch im digitalen Zeitalter behalten und ausbauen wollen. Wir benötigen eine weitgehend digitalisierte Verwaltung. Anträge, Bescheinigungen und Nachweise müssen schnell, einfach und sicher für Unternehmen und Bürger zu erledigen sein. Das ist Bürokratieabbau mit Fortschrittsdenken.“ Noch braucht es aber etwas Zeit, bis dieser Fortschritt Realität wird.