Aktenordner gehen online

Die Papierflut war erheblich. Die Menge, die die Lüneburger Steuerberatungsgesellschaft Bittrich & Bittrich noch vor einigen Jahren täglich per Post erreichte, kostete die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Briefe mussten geöffnet, Rechnungsbelege gestempelt werden, Unterlagen an die Abteilungen verteilt und in Aktenordner sortiert werden. „Sinnlose Aufgaben, die erledigt werden mussten, unseren Mandanten aber keine Vorteile brachten“, sagt Sina Heidemann, Social-Media-Managerin bei Bittrich & Bittrich.

Der Geschäftsführer Holger Bittrich wollte das ändern: Er ließ zunächst die gesamte Buchhaltung seiner Mandanten in der Kanzlei scannen und bot ihnen im Laufe der Zeit zahlreiche Möglichkeiten, selbst auf Papier zu verzichten und digital mit der Steuerberatungsgesellschaft zu kommunizieren. Für sein umfassendes Engagement wurde das Lüneburger Unternehmen jetzt in der Kategorie „Sonstige“ des bundesweiten IHK-Wettbewerbs „We Do Digital“ ausgezeichnet.

Die Initiative ehrt Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Existenzgründer und bestehende Unternehmen, aus Ballungszentren und aus dem ländlichen Raum. Unternehmen mit höchstens 500 Beschäftigten, die zeigen, wie die digitale Revolution wirkt: ganz individuell im Betrieb, in der Branche, aber auch in der gesamten Region. Die Sieger wurden im Juni auf dem G20 Young Entrepreneurs’ Alliance Summit in Berlin geehrt.

36 Gewinner aus ganz Deutschland

Steuerberater und Digitalisierung? Die meisten Menschen denken bei dem Thema wohl eher an Internet-Startups oder Produktionsbetriebe, die auf dem Weg in die Industrie 4.0 sind. Doch die Kampagne „We Do Digital“ zeigt, dass die Digitalisierung in allen Branchen angekommen ist – mehr noch: dass die unterschiedlichsten Unternehmen davon profitieren. „Wir haben absichtlich nicht differenziert zwischen Startups und KMU“, sagt Linda van Renssen, die den Wettbewerb beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) betreut. Dafür wurden die Bewerber verschiedenen Branchen und Regionen zugeordnet. So ermittelte die Jury aus 262 teilnehmenden Unternehmen 36 Gewinner, die im ganzen Land verteilt sind.

Holger Bittrich und seine 45 Mitarbeiter haben sich einige Instrumente einfallen lassen, die ihnen und vor allem ihren Mandanten die Arbeit vereinfachen. „Wir haben zwei Ziele, die wir für unsere Mandanten mit der Digitalisierung erreichen wollen“, erläutert Sina Heidemann von Bittrich & Bittrich: „Zeit und Kosten sparen.“ Zum Beispiel mit der selbst entwickelten digitalen Webakte, die fast alle Mandanten für ihre Lohnbuchhaltung nutzen. Oder mit dem Mandanten-Scanner, einem sehr leicht zu bedienenden Endgerät, das die Kanzlei ihren Mandanten zu Selbstkosten zur Verfügung stellt. Oder mit der ebenfalls eigens programmierten Bittrich-App, mit der sich unter anderem Belege fotografieren und in der Webakte speichern lassen.

Kostenfreier Zugriff von mehreren Geräten, jederzeit aktuelle Einsicht in die Unterlagen, schnelle Suche nach einzelnen Posten: Das überzeugt mittlerweile auch viele Bittrich-Mandanten, die die digitalen Bemühungen der Steuerberater anfangs kritisch beäugten. „Wir sind zunächst natürlich auf Vorbehalte gestoßen“, erinnert sich Sina Heidemann: „Viele Mandanten standen der Digitalisierung skeptisch gegenüber.“ Die meisten sorgten sich um die Sicherheit ihrer Daten. Eine der ersten Investitionen sei deshalb auch eine Hightech-Sicherung gewesen, sagt Heidemann.

Höchstens noch ein kleines Sideboard

Holger Bittrich ist überzeugt: „Die Digitalisierung entlastet unsere Mandanten und unsere Kanzlei von an sich sinnlosen Tätigkeiten und schafft Freiräume für eine noch aktivere und persönlichere Zusammenarbeit.“ Deshalb sei sie keine Gefahr, sondern die Zukunft in der Steuerberatung. Viele Arbeitsschritte könnten bald Computer erledigen, die entsprechende Algorithmen anwenden. Aber das direkte Gespräch, der individuelle Rat bei komplexen Sachverhalten: So etwas könne so schnell kein Roboter und keine künstliche Intelligenz leisten.

Die Digitalisierung sorgt bei Bittrich & Bittrich auch für einen ganz oberflächlichen, gewissermaßen handfesten Vorteil: Die Büros werden schöner. „Wir haben fast keine Aktenschränke mehr“, berichtet Sina Heidemann: „Höchstens noch ein kleines Sideboard.“ An der Wand darüber ist ja vielleicht nun Platz für die „We Do Digital“-Gewinner-Urkunde.

IHK Preis "We Do Digital"

 

 

„We Do Digital“: Gewinner und Nominierter aus unserem IHK-Bezirk

Gewinner Kategorie „Sonstige“:
Bittrich & Bittrich Steuerberatungsgesellschaft mbH, Lüneburg

Nominierter Kategorie „Informations- und Kommunikationswirtschaft“:
ITConcepts Automotive GmbH, Wolfsburg

Mehr Informationen und die Bewerbungsunterlagen aller Kandidaten gibt es auf www.wedodigital.de

 

Bittrich und Bittrich
Social-Media-Managerin Sina Heidemann präsentiert den Award des IHK-Wettbewerbs "We Do Digital". Foto: Andreas Tamme