Mehr Netto vom Brutto

Schwarz-Weiß-Skizze von einem älteren Paar, die im Liegestuhl am Stran liegen.
Illustration: L. Brixen
Finanziell vorsorgen und gesund bleiben: Arbeitgeber können einiges dafür tun, dass ihre Mitarbeiter (fast) sorglos in den Ruhestand gehen.

Die gute Nachricht gleich vorweg: Es gibt sie, die attraktiven Alternativen zur klassischen Gehaltserhöhung. Und das Beste: Von vielen Instrumenten profitieren Mitarbeiter und Unternehmen. Unter dem Schlagwort Lohnoptimierung fasst Sebastian Franz, Diplom-Wirtschaftsjurist der Kanzlei Dierkes Partner, ein ganzes Bündel an Maßnahmen zusammen. Die besten Tipps stellen wir Ihnen vor – als Vorbereitung für anstehende Jahresgespräche, in denen nicht selten auch das Gehalt ein Thema ist. Die ausgewählten Arbeitnehmer-Angebote können Ihnen sogar Vorteile verschaffen im Wettbewerb um die besten Köpfe. Und mittel- bis langfristig können Sie zum Beispiel mit betrieblicher Gesundheitsförderung oder einem Dienstfahrrad Krankheiten und somit Arbeitsausfällen vorbeugen.

Die ausgewählten Arbeitnehmer-Angebote können Ihnen sogar Vorteile verschaffen im Wettbewerb um die besten Köpfe.

Ausgangspunkt der Betrachtung ist stets der Brutto-Arbeitslohn, von dem der Arbeitgeber die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und eventuell die Kirchensteuer einbehält und an das zuständige Finanzamt weiterleitet. Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Renten- und zur Arbeitslosenversicherung werden direkt an die Krankenkassen abgeführt. Die Kosten dieser Sozialversicherungen tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gleichen Teilen.

Bei einigen Instrumenten der Lohnoptimierung findet ein Tausch statt: Ein festgelegter Teil des steuer- und sozialversicherungspflichtigen Entgelts wird in steuer- und sozialversicherungsfreies Entgelt umgewandelt. Das erhöht das Netto-Gehalt des Arbeitnehmers und verringert die Ausgaben des Arbeitgebers. Diese Formen der Lohnoptimierung können alle abhängigen voll- und teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter nutzen, auch geringfügig Beschäftigte und Auszubildende. Lohnoptimierung kann auch bedeuten, dem Mitarbeiter zusätzlich zum Brutto-Lohn eine festgelegte Summe für bestimmte Zwecke zu zahlen. Ist diese steuer- und sozialversicherungsbefreit, kann der Nutzen den Aufwand übersteigen.

Bei allen Möglichkeiten der Lohnoptimierung bleiben arbeits- und tarifrechtliche Rahmenbedingungen selbstverständlich in Kraft. Teilweise sind spezielle Anforderungen an gesetzliche Vorgaben zur Steuerbefreiung zu beachten. Grundsätzlich gilt: Welche Arten der Lohnoptimierung Sie nutzen können oder möchten, sollten Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater oder spezialisierten Anwälten besprechen. Denn wie sie sich im Einzelfall bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern auswirken, ist sehr unterschiedlich. Deshalb verzichten wir an dieser Stelle auch auf Rechenbeispiele. Unser Überblick unterscheidet zwischen den Bereichen Vorsorge, Kostenübernahme und Mitarbeiterbelohnung.

Eine Illustration zeigt ein winkendes Strichmännchen auf einem Lastenfahrrad, daneben steht in einer Sprechblase das Wort Vorsorge.

Betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge meint Leistungen zur Absicherung des biometrischen Risikos, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aus Anlass des Arbeitsverhältnisses gewährt. Sie erfolgt in Form einer Rente oder eines Auszahlplans. Fünf Wege lassen sich unterscheiden: Entweder übernimmt der Arbeitgeber die unmittelbare Verpflichtung und macht eine Pensionszusage oder richtet eine Unterstützungskasse ein, oder er beauftragt externe Versorgungsträger, die seinen Mitarbeitern eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse anbieten. Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch, einen Teil ihres monatlichen Entgelts zugunsten einer betrieblichen Altersvorsorge umzuwandeln. Seit Anfang 2018 können für eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse Beiträge bis zu 520 Euro monatlich steuerfrei gestellt werden. Von der Sozialversicherungspflicht sind jedoch nur bis zu 260 Euro monatlich befreit.

→ Die Gehaltsumwandlung führt beim Arbeitnehmer zwar zu einem geringeren Netto-Gehalt – allerdings ist die Differenz geringer als der eingezahlte Betrag in die betriebliche Altersvorsorge. Und von der angesparten Summe profitiert er schließlich später. Aufgrund des niedrigeren steuer- und sozialversicherungspflichtigen Brutto-Gehalts können Arbeitgeber mit geringeren Lohnnebenkosten rechnen. Allerdings muss der Arbeitgeber zukünftig einen Teil seiner Sozialversicherungsersparnis an die Versorgungseinrichtungen weitergeben.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Um den allgemeinen Gesundheitszustand zu verbessern und die betriebliche Gesundheitsförderung zu stärken gewährt der Gesetzgeber einen Steuerfreibetrag von 500 Euro jährlich je Mitarbeiter für bestimmte gesundheitsfördernde Angebote. Dazu zählen zum Beispiel Massagen, Rückenschulen, Ernährungsberatung und Yoga-Kurse, aber auch Grippe-Schutzimpfungen und Maßnahmen zur Rauchentwöhnung. Dabei muss der Arbeitgeber die Angebote nicht unbedingt selbst organisieren – auch Barzuschüsse sind begünstigt, sofern sie für die vorgegebenen Zwecke verwendet werden. Mitgliedschaften in Fitnessstudios und Sportvereinen fallen jedoch nicht unter den Freibetrag.

→ Der Arbeitgeber investiert in die Gesundheit seiner Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Aufgrund der Steuer- und Sozialversicherungsfreistellung fällt die Belastung in der Regel jedoch moderat aus – und fördert die Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Dienstfahrrad

Ähnlich wie Dienstwagen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern  auch Dienstfahrräder zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen. Die Besteuerung des lohnsteuerlichen Vorteils der Privatnutzung erfolgt pauschal mit einem Prozent des Listenpreises; eine zusätzliche Besteuerung des Arbeitsweges mit der 0,03% Regelung entfällt. Besonders vorteilhaft ist, dass der Arbeitgeber ein vom Arbeitnehmer ausgewähltes Fahrrad least und es dem Mitarbeiter über die gesamte Leasinglaufzeit zur Verfügung stellt. Der Arbeitsgeber trägt die Versicherungskosten des Rads. Anschließend kann der Mitarbeiter das Rad zu einem festgelegten Preis kaufen. Aus Arbeitnehmer-Sicht bietet es sich an, einen Teil seines Gehalts zugunsten der Leasingrate umzuwandeln. Das Netto-Gehalt fällt selbstverständlich etwas niedriger aus als ohne Fahrradnutzung – die Differenz ist jedoch meistens geringer, als die monatlichen Leasingraten selbst zu tragen.

→ Insbesondere mit einem Elektro- oder Lastenfahrrad bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein attraktives und zugleich umweltfreundliches Fortbewegungsmittel an, das sich gut für die Außendarstellung nutzen lässt.

Erholungsbeihilfe statt Urlaubsgeld

Erholungsbeihilfen meinen Zuschüsse des Arbeitgebers in Form von Bar- und Sachbezügen zu den Erholungskosten des Arbeitnehmers. Sie sind bis zu einer Höhe von 600 Euro jährlich steuerfrei, wenn sie drohende oder bereits eingetretene Gesundheitsschäden bei typischen Berufskrankheiten (z. B. Staublunge, Bleivergiftung) abwenden können.

Beihilfen des Arbeitgebers zur allgemeinen Erholung sind grundsätzlich steuerpflichtig – möglich ist jedoch eine Pauschalierung der Lohnsteuer von 25 Prozent. Sie gilt für normale Erholungszwecke, sprich: Urlaub, und ist auf die jährliche Obergrenze von 156 Euro je Arbeitnehmer (plus 104 Euro für den Ehe- / Lebenspartner  und ggf. 52 Euro für jedes Kind) anzusetzen. Der Urlaub hat innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung zu erfolgen, kann aber auch zu Hause verbracht werden.

→ Verglichen mit der Zahlung von Urlaubsgeld profitieren von der Erholungsbeihilfe sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer – wenn sie sich auf maximal 156 Euro jährlich beläuft. Da der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer übernimmt, kann sich der Arbeitnehmer über die Beilhilfe brutto gleich netto freuen. Der Arbeitgeber spart zumindest einen Teil seiner Abgaben.

Eine Illustration zeigt Strichmännchen: Eine Frau mit Kindern.

Kinderbetreuung

Arbeitgeberzuschüsse zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsbefreit. Eine Obergrenze gibt es nicht. Voraussetzung ist allerdings, dass die Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (z. B. bei Tagesmüttern) betreut werden; eine Betreuung im eigenen Haushalt rechtfertigt keinen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss. Unterrichts- oder Beförderungskosten werden ebenfalls nicht begünstigt.

→ Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung profitieren von einem Zuschuss zur Kinderbetreuung in gleicher Höhe Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Aufgrund der eingesparten Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge erhält der Arbeitnehmer die Förderung brutto gleich netto, für den Arbeitgeber bleiben die Lohnnebenkosten auf dem ursprünglichen Niveau.

Betriebliche Datenverarbeitungsgeräte

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Datenverarbeitungsgeräte wie Computer, Tablets oder Smartphones mit Zubehör (z. B. Drucker, Beamer, Router) auch – oder sogar ausschließlich – zur privaten Nutzung überlassen, ohne dass dafür Steuern und Sozialabgaben anfallen. Auch die Übernahme von Verbindungsentgelten ist steuer- und sozialabgabenfrei. Voraussetzung ist jedoch, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben, da der Arbeitnehmer ansonsten von einem Vorteil profitiert und diesen versteuern muss.

→ Die steuerfreie Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte bringt finanzielle Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter auf einen Teil seines Gehalts in Höhe seiner monatlichen Telefon- und Internetverbindungskosten verzichtet und kostenfreie Hardware erhält. Der Gehaltsverzicht führt zu geringeren Abzügen. Für den Arbeitgeber machen das niedrigere Bruttogehalt und die eingesparten Lohnnebenkosten in der Regel mehr als den steuerfreien Zuschuss wett.

Illustration einer Pralinienpackung und eines Blumenstraußes.

Rabattfreibetrag

Während der sogenannte Barlohn vom ersten Euro an steuerpflichtig ist, gelten bei Sachbezügen Steuervergünstigungen. So dürfen Arbeitgeber jedem Mitarbeiter pro Monat eine Sachleistung wie Gutscheine von brutto 44 Euro gewähren, ohne dafür Steuern- und Sozialabgaben zu zahlen. Wird hingegen der Bruttowert von 44 Euro in einem Monat überschritten, wird der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Pro Jahr beträgt der Rabattfreibetrag 1.080 Euro je Mitarbeiter. Dieser Freibetrag gilt jedoch nur für Waren oder Dienstleistungen, mit denen der Arbeitgeber Handel betreibt. Als Wert des Sachbezuges werden der übliche Verkaufspreis gegenüber Dritten sowie ein Bewertungsabschlag von vier Prozent angesetzt.

→ Vor allem bei Herstellern besonders hochwertiger Produkte wie Möbeln oder Elektronik kann der Rabattfreibetrag dem Arbeitnehmer einen erheblichen finanziellen Vorteil verschaffen – wenn er sich denn ein solch hochwertiges Produkt anschaffen möchte.

Aufmerksamkeiten

Mit Aufmerksamkeiten sind in steuerlicher Hinsicht Sachzuwendungen von geringem Wert gemeint, die dem Arbeitnehmer anlässlich eines persönlichen Ereignisses überreicht werden: etwa Blumen, Bücher oder Pralinen zum Geburtstag, zur Hochzeit oder zur Geburt eines Kindes. Diese Zuwendungen sind bis zu einer Höhe von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer steuer- und sozialversicherungsfrei. Abhängig von dem Ereignis  können Arbeitgeber auch mehrmals im Jahr Aufmerksamkeiten verteilen.

→ Aufmerksamkeiten eignen sich sicher nicht als Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Sie können aber dennoch die Wertschätzung für den Arbeitnehmer deutlich machen – und somit für kleine Freuden im Arbeitsalltag sorgen.