Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Illustration mit einem Mann mit Karton, in dem sich Büroutensilien stapeln. Neben im eine Hand, die im seinen neuen Arbeitsplatz
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Onboarding hat vor allem zwei klar definierte Ziele: Den Ablauf zur Aufnahme neuer Mitarbeiter möglichst effektiv zu gestalten und positiv zur Mitarbeiterbindung beizutragen.

Die Suche nach geeignetem Personal ist eine der aufwändigsten und gleichzeitig wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmens. Wenn aus dem Pool der Bewerber erst einmal ein Favorit gefunden wurde, möchte man das neue Mitglied im Team idealerweise für viele Jahre im Betrieb halten. Studienergebnisse und Beispiele aus der Business-Welt zeigen, wie das an Bord holen neuer Mitarbeiter für beide Seiten zu einem positiven Erlebnis wird und gleichzeitig wirtschaftliche Vorteile bringt. Digitaler Support ist dabei unabdingbar.

Was ist Onboarding?

Nochmal zur allgemeinen Klarheit: Unter dem Begriff Onboarding versteht man den Prozess, der zwischen dem erfolgreichen Bewerbungsgespräch bzw. der Annahme des Vertragsangebotes und der vollständigen Eingliederung eines neuen Mitarbeiters im Betrieb stattfindet. Dabei geht es um weit mehr als nur eine kurze Einschulungsphase. Onboarding hat vor allem zwei klar definierte Ziele: Den Ablauf zur Aufnahme neuer Mitarbeiter möglichst effektiv zu gestalten und positiv zur Mitarbeiterbindung beizutragen. Gefragte Fachkräfte verlassen immer wieder bereits im ersten Jahr ihren Arbeitsplatz, inbesondere weil sie sich bei ihrer neuen Aufgabe oder in ihrem neuen Team nicht wohl fühlen. Onboarding soll das verhindern und qualifizierte Personen vom ersten Tag an durch gelungene Integration an das Unternehmen binden.

Wie Unternehmer Fehler vermeiden

Studien zeigen, dass fehlende Wertschätzung, der Mangel an konstruktivem Feedback und schlechte Stimmung im Betrieb zu den häufigsten Kündigungsgründen zählen. Diese negativen Elemente werden oft bereits am ersten Arbeitstag sichtbar. Eine aktuelle Umfrage der Online-Jobbörse StepStone verrät, dass gerade einmal 50 Prozent aller neuen Mitarbeiter von ihrem Vorgesetzten persönlich begrüßt wurden. Das Feedback während der Einarbeitungszeit fehlte ebenfalls der Hälfte der Befragten. Und auch auf der Seite der schon etablierten Mitarbeiter sieht es nicht besser aus: Jeder sechste Studienteilnehmer gab an, dass die Kollegen nicht über den Arbeitsbeginn des neuen Teammitglieds informiert waren. Dadurch wurde die erhoffte Einarbeitung schnell zum Chaos.

Viele der auch in genannter Stepstone-Studie dokumentierten Onboarding-Handlungen hatten meta HR und Stellenanzeigen.de in der Candidate Journey Studie abgefragt. Die Ergebnisse zeigten eine große Schere zwischen jenen Arbeitgebern auf, welche eine gelungene Einarbeitung und Eingliederung ihrer New Hires leisten, und solchen Arbeitgebern, denen dies eher nicht gelingt. Die Konsequenzen sind gewaltig. 

Zurück zum „Chaos-Onboarding“, wie es leider noch viel zu oft anzutreffen ist: Einschulungen werden improvisiert, neue Mitarbeiter sind häufig ganz auf sich allein gestellt. Die Folge dieses Verhaltens ist eine hohe Mitarbeiterfluktuation und damit verbunden ein höherer Verbrauch an finanziellen und zeitlichen Ressourcen. In Betrieben, bei denen die fachlichen Einweisungen gut funktionieren, kommt wiederum der menschliche Aspekt immer wieder zu kurz. Hier gilt es eine ausgewogene Balance zu finden. Auch im stressigen Arbeitsalltag muss genug Zeit für Gespräche und Aktionen wie Kennenlernrunden gefunden werden. Sie tragen beachtlich zur positiven Arbeitsatmosphäre bei und Mitarbeiter, die sich rundum wohlfühlen, haben bekanntlich weniger Grund sich nach einem anderen Arbeitsplatz umzusehen.

Professionelles und strukturiertes Onboarding beugt diesen Problemen vor. Unternehmen, die sich vom ersten Tag an um ihre Mitarbeiter kümmern, sind der Konkurrenz mehr als nur einen Schritt voraus.

Gutes Onboarding in der Praxis

Erfolgreiches Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Im sogenannten Pre-Boarding wird der neue Kollege beispielsweise gleich nach dem Vertragsabschluss mit einer E-Mail begrüßt. Sie enthält neben üblichen Höflichkeiten wichtige Tipps zum internen Dresscode, der Parkplatz-Situation und weiteren teamspezifischen Details. In dem Willkommensgruß sollte auch eine Kontaktperson für weitere Fragen klar definiert werden.

Die Teamkollegen bekommen währenddessen die Aufgabe, den Arbeitsplatz einzurichten und sämtliche Vorbereitungen für die Einarbeitung zu treffen. Eine entsprechende Checkliste für die fachliche und überfachliche Einarbeitung wird dafür herangezogen. Wie überhaupt hilfreiche Tools dabei unterstützen, diese Abläufe zu standardisieren. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung müssen Arbeitgeber auch ihren Onboarding-Prozess smarter gestalten. Mit der My-Onboarding-Software von Haufe können Personaler den Onbaording-Prozess managen und wichtige Insides und Informationen mit den neuen Mitarbeitern teilen. Mit der dazugehörigen Onboarding-App können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer schon vor dem ersten Arbeitstag auf smarte Weise vernetzen.

Diese mobile Option ist besonders wertvoll, weil sie schlicht praktisch ist. Durch gute und effiziente Planung mit solchen Tools wird der Prozess bei jedem neuen Mitarbeiter auf gleich effektive Weise wiederholt. Jeder weiß, was zu tun ist, und es gibt keine Leerläufe und unangenehmen Situationen vor dem neuen Kollegen (oder für die neuen Kollegen).

Ab dem ersten Arbeitstag startet also das Onboarding voll durch: Der Fokus liegt hier sowohl auf dem fachlichen, also auch auf dem menschlichen Bereich inklusive Unternehmenskultur. Die Vorgesetzten begrüßen den neuen Mitarbeiter herzlich, die Mittagspause verbringt er in der Kantine mit extra dazu eingeplanten Kollegen oder Paten und auf dem Schreibtisch wartet ein Welcome Package mit allen Kontaktdaten, Informationen und einem kleinen Geschenk. Der neue Mitarbeiter ist in den ersten Tagen und Wochen nie auf sich allein gestellt, sondern wird professionell eingeschult und betreut. Dazu hat das Team vorab einen genauen Plan erstellt. So erreicht oder übertrifft man Erwartungen und generiert eine hervorragende Onboarding Experience.

Ideen für einen gut gestalteten Onboarding-Prozess

  • Ein Teambuilding-Event, z.B. im Zuge einer Willkommensparty
  • Die Einladung zu einem gemütlichen Runde mit Drinks nach Feierabend
  • Ein persönliches Welcome-Video per E-Mail
  • Die Möglichkeit zur lockeren Kommunikation auf der internen Onboarding-Plattform
  • Regelmäßige Statusgespräche mit dem New Hire
  • Eine ausgiebige und offene Feedback-Runde am Ende der Probezeit

Fazit: Onboarding-Plan und digitale Tool lohnen sich

Die Ausarbeitung eines Onboarding-Plans und die Anschaffung digitaler Tools zur Umsetzung der Pläne sind eine Investition, die sich definitiv lohnt. Schluss mit den Exceltabellen! Zufriedene Mitarbeiter arbeiten produktiver, sind in der Tendenz gesünder und sind verstärkt persönlich am Erfolg des Unternehmens interessiert. Während andere Betriebe immer wieder zeit- und kostenintensiv nach neuem Personal suchen müssen, fördert das Unternehmen mit Fokus auf professionelles Onboarding seine Mitarbeiter über viele Jahre hindurch. Damit ist ein sehr wichtigster Schritt für eine erfolgreiche Zukunft getan.

umwelt

Der Artikel ist erstmalig erschienen im Blog von meta HR. Das Beratungsunternehmen hat Unsere Wirtschaft den Beitrag im Rahmen der Kooperation für die Konferenz der Allianz für Fachkräfte Nordostniedersachsen zur Verfügung gestellt. Unter dem Titel „Richtig verbunden – Innovative Ansätze zur Fachkräftebindung“ laden die 14 Bündnispartner der Fachkräfteallianz am Montag,  23. März, in das  Kurhaus Bad Bevensen ein. Christoph Athanas wird in einem Workshop sein Wissen zum Thema Onboarding weitergeben.